Стив Макклетчи - От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте

Тот, кто хочет обменяться информацией, оперирует данными, фактами и цифрами, детальной информацией, контекстом, мнением или советами и решениями. Например, кто-то останавливается у вашего стола, чтобы спросить о результатах обзвона клиентов. Если вы просто расскажете о том, с кем говорили и что продажи были успешными, а также сколько удалось заключить контрактов, вы прерветесь не более чем на две минуты. Но разговор о детальной информации, контексте, мнении требует объяснить, как вы нашли этого клиента, почему он выбрал ваш продукт, а не конкурента, детали контракта, ваше мнение насчет долгосрочности отношений. Вам, возможно, придется, в свою очередь, спросить: «Как вы думаете, что дальше делать с этим клиентом?» Если вас прервали и разговор двигается в сторону обмена информацией, контекста, мнения или совета, надо сделать из него запланированную встречу, потому что эта информация требует больше времени для обсуждения. И такой незапланированный разговор не лучшая форма подобного обмена информацией. Предложите назначить встречу на более подходящее время, желательно уже после того, как вы закончите текущее сложное задание; и можете быть уверены, что ваше обсуждение получит столько времени и внимания, сколько заслуживает, и вы не потеряете настрой на запланированную работу.

Иногда, несмотря на ваши старания, короткое прерывание выходит из-под контроля. Вы часто можете предугадать, что это произойдет, отметив невербальные знаки коллеги или язык его тела; у него может быть меньше работы сегодня и полно времени. Если в разговоре всплывают последние новости, погода или другие не относящиеся к делу темы, можно вежливым способом закончить разговор и не обидеть коллегу, перебив самого себя (вместо него) в середине фразы. Когда настанет ваша очередь говорить или комментировать, остановитесь, обозначьте свое ограничение по времени и вернитесь к работе, которую делали до того, как вас прервали. Звучать это будет примерно так:

«Я знаю, середина декабря, а кажется, что май. На выходных мы тоже выезжали… Ох! Извини, контракт, над которым я работаю, сдавать уже через час, и мне нужно к нему вернуться. Я пошлю тебе по электронной почте результаты продаж, которые ты запрашивал, к концу дня. Было здорово с тобой поболтать».

«Нет, вчера я игру пропустил; я бы хотел достать билеты на игру в эти выходные… Но, эй, мне лучше заняться этим отчетом, а то не успею до дедлайна. Я запишу встречу с тобой в календарь на завтра, тогда и увидимся».

«Да, я пойду на вечеринку в честь выхода Джо на пенсию. Я еще не купил подарок, так что, может, что-нибудь подскажешь за обедом… Но, прости, мне нужно позвонить нескольким клиентам, поэтому я лучше займусь делом. Принесу тебе отчет о статусе проекта завтра».

Этот прием позволит закончить разговор вежливо и дать коллеге понять, что на разговоры сегодня нет времени.

Если кто-то прерывает вас с каким-то заданием, нужно установить временные рамки, в которые желательно и уложиться. К сожалению, сложно получить прямой ответ на вопрос, когда это должно быть сделано; ответ обычно бывает таким: «Чем раньше, тем лучше». Есть одно простое правило: если задание занимает меньше двух минут, сделайте его сразу же. Покончите с ним и идите дальше — так вы быстро возвратитесь к тому, чем занимались прежде, и об этом задании уже не надо будет думать. Если это займет больше времени, то бросать все и тут же начинать его делать может быть не самым практичным или эффективным. Чтобы избежать недоразумения и получить ясное понимание об ожиданиях другого человека, всегда спрашивайте «самое позднее время, когда оно должно быть выполнено», чтобы реально включить его в планирование. Если не успеваете его сделать до дедлайна из‑за своего расписания или рабочей нагрузки, надо иметь об этом представление с самого начала. Реально понимая собственные временные рамки, вы сумеете грамотно расставить приоритеты.

Очень важно после того, как вас прервали, как можно скорее вернуться к работе — сохранив таким образом свое продуктивное время. Бывают дни, когда есть больше времени поболтать и пообщаться. Но если это не тот день — то есть у вас горы работы, — задавайте целенаправленные вопросы, придерживайтесь рабочих моментов и обозначайте ожидания, чтобы быстрее вернуться к работе.

Вот вас прервали, вы с этим справились и успешно вернули свое внимание к запланированной работе. А теперь… на чем вы там остановились?

Огромное количество исследований было сделано на тему потери продуктивности по причине прерываний и того количества времени, которое необходимо, чтобы прийти в себя, — особенно относительно того, сколько эта потеря продуктивности в конце концов стоит корпорациям. Исследование 2008 года заключило, что подобные прерывания стоят корпорациям США 680 миллиардов долларов ежегодно, а другие подсчеты показали, что типичный офисный работник тратит почти треть своего времени на прерывания и восстановление после них (рис. 7.1). Разработки также подчеркнули: чем более сложное и трудоемкое задание выполнялось, тем больше времени потребуется, чтобы вернуться к тому же состоянию концентрации.

Как проходит день работника в сфере информации

Рис. 7.1

Как раз в тот момент и необходимо обратиться к плану, потому что — и это одно из его достоинств — в нем кроется подсказка, почему именно сегодня у вас нет времени на разговоры. Сверившись с намеченным, вы освежите проекты и цели на день и вернетесь к уровню своей продуктивности намного быстрее. Если работаете над трудоемкой, утомительной, скучной или сложной частью проекта, быстрее восстановиться можно с помощью заметок, где именно в процессе задания вы находились, когда вас прервали. Нужно наметить, каким будет следующее действие, когда вы вернетесь, потому что обычно в этом трудно положиться на собственную память. Делайте заметки как можно более подробными, чтобы они служили сигналом, включающим созданное рабочее состояние, — и вам удастся в него вернуться. Я делаю так даже в конце рабочего дня, когда занимаюсь продолжительным проектом; это позволяет назавтра сразу влиться в работу, а не мучить себя, вспоминая ту самую отличную идею, возникшую перед самым концом рабочего дня.

Рис. 7.2 показывает краткий план стратегий управления прерываниями.